-
To se mi líbí
-
Doporučit
Potřebuji vědět možnosti skartace - lhůty , kdy mohu skartovat povinnou dokumentaci ubytovacího školského zařízení , konkrétně Domova mládeže?
Dobrý den,
skartační lhůty jsou, kromě jiného, definovány ve spisovém a skartačním plánu původce (tedy vaší instituce). Označují se číslicí za skartačním znakem, který vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje způsob, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení (velmi stručně: "A" = archiv - dokumenty trvalé hodnoty, "S" = stoupa - dokumenty bez trvalé hodnoty, "V" = výběr - dokumenty, jejichž hodnotu nelze v okamžiku vzniku nebo vyřízení dokumentu určit). Skartační lhůta je doba udaná počtem let, po kterou jsou dokumenty uloženy v instituci. Začíná běžet od 1. ledna kalendářního roku následujícího po kalendářním roce, ve kterém nastal okamžik rozhodný pro uplynutí skartační lhůty, tzv. spouštěcí událost ( např. vyřízení dokumentu, uzavření spisu, pozbytí platnosti dokumentu, uzavření evidence atp.).
Evidenční pomůcky (podací deníky, knihy faktur aj.) se zařadí do skartačního řízení až po vyřazení všech dokumentů, které jsou v nich evidovány. Dokument má jednu skartační lhůtu. Spis se označuje nejdelší skartační lhůtou, která se u dokumentů ve spisu objevuje. Během skartační lhůty je vyřízený dokument uložen u původce a po jejím uplynutí se zařadí do skartačního řízení.
Skartační lhůty nelze zkracovat. Skartační lhůta může být ve výjimečných případech prodloužena (potřebuje-li původce dokument k vlastní činnosti i po uplynutí skartační lhůty), změnu skartační lhůty po jejím uplynutí lze provést na základě schválení příslušným archivem. Domníváme se, že v případě potřeby se můžete na tento archiv obrátit, tedy státní okresní archiv toho okresu, ve kterém působíte (http://archivnictvi.euweb.cz/archivy.html).
Uvádíme také příklad počítání roku skartování dokumentů:
Jako příklad si zvolme dokument z tematické skupiny, kde ve spisovém a skartačním plánu je uveden škartační znak A 5, tzn. že dokument je určen k trvalému uloženi v archivu a ve spisovně musí být uložen 5 let. Dokument byl vyřízen (uzavřen) 4.5.1992. Dokument bývá zpravidla do konce roku, v našem případě do konce r. 1992, uložen v příruční či útvarové spisovně. V následujícím roce, obvykle z jeho počátku, je dokument předán do decentralizované či centralizované spisovny původce a zároveň počíná běžet pětiletá skartační lhůta, která uběhne k 1.1.1998. V tomto roce může být dokument vyřazen a předán do archivu.
Na stránkách Moravského zemského archivu jsou také k dispozici vzory spisových a skartačních řádů, pro domovy mládeže konkrétně na adrese - http://www.mza.cz/sites/default/files/predarchivnipece/ssp_pro_domovy_mladeze.doc.
* Hajzlerová, Irena. Spisová služba ve školské praxi. 2., upr. a dopl. vyd. Karviná: Paris, 2010. 129 s. ISBN 978-80-87173-13-8. Obsah: http://toc.nkp.cz/NKC/201005/contents/nkc20102094250_1.pdf.
* Bittner, Ivan et al. Spisová a archivní služba ve státní správě, samosprávě a v podnikatelské sféře. 3., aktualiz. a přeprac. vyd. Praha: Linde, 2005. 305 s. ISBN 80-7201-549-4. Dokument dostupný v digitalizované podobě v digitální knihovně Kramerius 4 (pouze z počítačů v budově Národní knihovny ČR) - http://kramerius4.nkp.cz/se[…]45a-11e4-8b11-005056827e51.
* Archivnictví a spisová služba; Skartační řízení: zákon, vyhlášky, nařízení vlády: redakční uzávěrka ... Ostrava: Sagit, 2012- . ÚZ: úplné znění.
Výchova a vzdělávání
--
Národní knihovna ČR
09.03.2015 08:00